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档案柜怎么编号 档案柜编号规范有什么要求

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摘要:为了方便存储和检索,档案柜通常会给档案进行编号,常见的编号方法有笔形编号法、一条龙排列法、姓氏笔划编号法、单位编号法、汉语拼音字母编号法等多种,可以根据需要或方便选择合适的编号方法。档案柜编号并不是随便编的,有相关的规范要求,要求编号统一、整齐一致,档案号应稳定唯一且具有一定的可扩充容量。下面一起来了解一下档案柜的编号方法和编号规范吧。

一、档案柜怎么编号

档案柜用来存放档案,主要是为了方便管理和查找,因此会给档案柜里的文件进行编号,档案柜的编号方法一般有以下几种:

1、笔形编号法:按照档案卷名的笔形取角编号的方法,优点是简便、易学、编号效率高、误差少、档案存放集中稳定。

2、一条龙排列法:把所管理的全部档案资料按案号的大小顺序,从小到大,依次上架或入柜,从左向右,延伸至末。

3、姓氏笔划编号法:先按照姓氏分类,然后再按姓名的笔划多少为序进行编号,查找档案时也比较方便。

4、单位编号法:按照不同部门或不同单位进行编号存放,不过这种方法存在档案存放位置不固定、检索费事且效率不高、需要经常调整档案柜等缺点。

5、汉语拼音字母编号法:根椐汉语音序检字法的原理,按档案名的拼音字母次序排列编号。

二、档案柜编号规范有什么要求

档案柜给档案编号的时候是有一定的规范要求的,不然日后查找的时候会非常费时,档案柜编号的要求有:

1、统一编号

为了便于对库房内档案的管理和迅速存取,所有装具应按某一排列走向和顺序依次编列号、栏架号、格层号,号码采用阿拉伯数字或英文字母,具体的编号原则是:自档案库门口起从左至右编箱、架、柜号,每个档案柜也从左向右编号,每栏的格自上而下编号。

2、整齐一致

档案柜的编号要求排列一致,横竖成行,不同规格式样的分排存放,确保编号的格式是整齐的。

3、稳定唯一

档案柜的档案编号应指代单一,不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象,不得重复;并且档号一经确定,一般不应随意改变,如需改变,应在归档文件目录及所有相关检索工具、数据库中做出同步修改,并注明原档案号。

4、容量可扩

档案柜编号的时候还要注意,档号必须留有适当的递增容量,以便适应档案不断扩充的需要。

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