协同办公系统的建立意义是什么 协同办公系统现状分析及功能需求

一、协同办公系统的建立意义是什么

所谓的协同办公系统指的是解决企业三大孤岛问题，即信息孤岛、应用孤岛和资源孤岛。协同的体现具体在于企业中任何的一个点都可以关联到企业其他的任何的一个点（这里的点是一个泛指），如果一个办公系统做不到这点，是不能称为协同办公系统的。

协同办公系统对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。具体来说，协同办公系统对于公司现阶段的工作具有如下意义：

1、有利于公司的健康发展和整体凝聚力提升，OA协同办公系统是集团整体使用的，在使用的过程中能够使各部门真切感受的一个集团的实实在在的存在，能够增加主人翁意识，促进品牌的提升。

2、有利于公司各部门转变管理观念和工作模式，提高办事效率，克服传统管理模式和办公模式带来的不良做法，是各部门权利与义务明确，方便公司领导监督与指导。

3、有利于节约行政开支，节省人力、财力。同时，在全局内部建立一个高效的协同管理工作平台和集中的信息整合呈现平台，形成各部信息共享、和谐互助的良好氛围，建立健全组织文化，实现真正的以人为本。

二、协同办公系统现状分析及功能需求

1、现状分析：

（1）办公软件系统功能利用率低，存在资源浪费情况纵观市面OA的使用历程，现阶段使用的OA系统，依旧是基于传统OA系统，存在着工作合作不合理性，OA系统中有大量的功能并未使用到，管理流程的混乱等都降低了工作效率。办公软件系统给企业成员带来的并不是享受高效、便捷的办公体验，恰恰相反，市面上功能繁杂、界面不友好的办公软件系统让那些原本熟悉业务流程规范的企业成员无法迅速上手全新的操作方式，导致工作的效率达不到使用预期，优秀的办公体验成为空谈。而从团队协调性，在现有的OA系统中体现的又微乎其微，无法用系统完成业务流程，还需要手工或者其他形式对团队进行管理，资源的浪费。

（2）网络安全性问题基于网络办公中，能否保证软件系统的安全性一直是研究的重要部分。例如，项目的建立，项目的审批，项目的验收，金额的往来等，在网络中都存着安全性问题。对于企事业一些重要的数据、记录如何做到保护，不被攻击或者篡改数据等，都涉及网络安全性问题。存在着以上内容的缺陷，本系统提出了在各行业，可根据用户需要自定义，满足其办公使用的协同办公系统，更有效、方便的管理项目。

2、功能需求

（1）可按企业或者团队规模需求定制系统负载能力。

（2）可进行任务的创建与管理，并将任务分配到适合的任务分组。

（3）针对每个任务，可以分解子任务、上传附件、设定起止日期。

（4）在任何终端都可以使用熊猫办公软件系统。

（5）针对多种文件的云端存储，并可以关联到某个任务或某个项目。

（6）管理人员可以制定人员安排会议，并且会议通知会准时到达与会人员的通知提醒中。